Ein gut strukturierter Arbeitstag bringt viele Vorteile: Du arbeitest konzentrierter und effizienter, beugst Stress und Überforderung vor und gewinnst Freiräume für Pausen und kreative Denkphasen. Besonders zu Beginn eines neuen Jobs hilft dir gutes Zeitmanagement dabei, Verantwortung zu übernehmen und dir einen professionellen Ruf aufzubauen.
Viele Menschen schreiben morgens einfach alles auf, was ihnen einfällt – ohne Priorisierung oder Zeitplanung. Eine typische unstrukturierte Liste sieht dann so aus: „Buchhaltung, Kundenrückfragen, Meeting vorbereiten, E-Mails beantworten, Bericht lesen“. Das wirkt schnell überfordernd. Eine bessere Variante wäre, die Aufgaben thematisch oder nach Wichtigkeit zu ordnen, z. B. nach: „Dringend heute, Diese Woche, Wenn Zeit bleibt“. Ein klarer Aufbau mit realistischen Zeitfenstern sorgt für Übersicht und Erfolge zum Abhaken.
Schon mal versucht, konzentriert an einem Text zu schreiben, während WhatsApp blinkt, ein Kollege fragt, ob du kurz Zeit hast, und dein Mailprogramm eine neue Nachricht anzeigt? Genau hier verlierst du wertvolle Zeit. Stell dein Handy bewusst auf „Nicht stören“, nutze Desktop-Apps wie „Focus Assist“ oder browserbasierte Blocker, und plane sogenannte Fokusphasen ein: 45 Minuten ohne Unterbrechung – danach eine Pause. Auch ein Kopfhörer mit Musik oder ein freundliches Schild mit „gerade im Flow – bitte später“ wirkt Wunder im Büro.
Unklare Aufgaben kosten doppelt Zeit: zuerst bei der unsicheren Bearbeitung, dann bei der Korrektur. Frag lieber einmal zu viel nach. Formulierungen wie „Nur zur Sicherheit: Du meinst also …?“ oder „Was genau ist das Ziel dieser Aufgabe?“ sind professionell und verhindern Missverständnisse.
Besonders ärgerlich: Du hast mit der Aufgabe begonnen und stellst dann mittendrin fest, dass du Rückfragen hast, aber dein Ansprechpartner ist in einem Meeting oder aus sonst einem Grund gerade nicht erreichbar. Also: Lieber direkt die Aufgabe überfliegen und sofort nachhaken!
Du telefonierst, während du Mails liest, und bereitest dabei schon das nächste Meeting vor? Klingt effizient – ist es aber nicht. Studien zeigen: Multitasking verringert die Leistung um bis zu 40 %. Besser: Aufgaben nacheinander bearbeiten und kurze Zwischenpausen einlegen. Wer fokussiert arbeitet, braucht weniger Korrekturen und ist am Ende schneller.
Jedes Meeting sollte ein klares Ziel, eine Agenda und eine begrenzte Zeit haben. Sonst wird es zur Zeitfalle. Stell dir vor, du sitzt in einem einstündigen Meeting, das genauso gut in einer 5-Minuten-Mail hätte geklärt werden können. Frag dich vor jeder Einladung: Muss ich dabei sein? Was ist mein konkreter Beitrag? Gibt es eine bessere Alternative zur Besprechung?
Diese Methode basiert auf einer Einteilung in vier Felder: wichtig und dringend, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig, weder noch. Du kannst sie einfach auf Papier oder digital mit Tools wie Notion oder Miro darstellen. Ziel ist es, das Dringende nicht mit dem Wichtigen zu verwechseln und damit effektiver zu arbeiten. Aufgaben wie „Kundendaten aktualisieren“ (wichtig, aber nicht dringend) landen dann nicht mehr ganz unten auf der Liste.
Der Italiener Francesco Cirillo entwickelte diese Methode in den 1980er-Jahren – benannt nach seiner Küchenuhr in Tomatenform (italienisch: „Pomodoro“). Das Prinzip: 25 Minuten konzentriertes Arbeiten, dann 5 Minuten Pause. Nach vier Durchläufen folgt eine längere Pause. Diese Technik hilft dir, fokussiert zu bleiben und Aufgaben in handhabbare Portionen zu unterteilen. Gerade bei längeren oder ungeliebten Aufgaben macht der feste Zeitrahmen den Anfang leichter.
Hier trägst du alle Aufgaben – nicht nur Meetings – als Termine in deinen Kalender ein. So hast du einen realistischen Überblick über deine Kapazitäten. Morgens eine Stunde für E-Mails, nachmittags zwei Stunden für ein Projekt: Blockzeiten verhindern, dass du Aufgaben endlos vor dir herschiebst oder dich verzettelst. Tipp: Plane auch Zeit für Unerwartetes ein.
Diese Methode wurde vom deutschen Zeitmanagement-Experten Lothar J. Seiwert entwickelt. Sie steht für:
Ideal für Tagesplanung: Schnell, übersichtlich, effektiv. Besonders hilfreich für Menschen, die sich leicht übernehmen.
Ein ergänzender Tipp zur ALPEN-Methode: Plane lieber eine Aufgabe zu wenig als zu viel ein. Halte dir ein kleines Paket an Prio-3-Aufgaben oder Mini-Tasks bereit – Dinge, die schnell gehen oder nicht zeitkritisch sind. Wenn du mit deinen Hauptaufgaben durch bist, kannst du diese restlichen Lücken sinnvoll füllen. Das gibt dir das gute Gefühl, das Wichtigste geschafft zu haben – und motiviert.
Mark Twain soll gesagt haben: „Iss morgens einen Frosch – und dir wird den Rest des Tages nichts Schlimmeres mehr passieren.“ „Eat the frog“ bedeutet: Erledige gleich morgens die unangenehmste, wichtigste oder aufschiebbare Aufgabe. Danach fühlst du dich produktiv, befreit und hast den Kopf frei für den Rest des Tages.
Im Homeoffice brauchst du besonders klare Strukturen. Halte feste Arbeitszeiten ein, kleide dich „jobtauglich“ und schaffe dir einen ungestörten Arbeitsplatz. Plane klare Pausen ein – und beende deinen Arbeitstag bewusst: z. B. mit einem Spaziergang, Musik oder dem Schließen deines Laptops. Rituale helfen dem Gehirn, zwischen Arbeitszeit und Freizeit zu unterscheiden.
Lies hierzu auch den Artikel „Produktiv und zufrieden im Homeoffice: Tipps für deinen Erfolg“. Dort findest du noch viele weitere wertvolle Tipps zum Thema.
Diese digitalen Helfer unterstützen dich:
Wer seine Zeit plant, gewinnt Zeit. Mit den richtigen Methoden, etwas Disziplin und dem Mut, eigene Grenzen zu setzen, kannst du deinen Joballtag produktiver und entspannter gestalten. Zeitmanagement ist nicht nur etwas für Manager – es ist ein Werkzeug für jeden, der seinen Tag selbstbestimmt gestalten will.
Das Projekt „Bündnis innovativer Unternehmen“ wurde initiiert und wird freundlich unterstützt von der Firma Hiebl-Konzept GmbH.
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